Громадяни України та особи без громадянства, які проживають в Україні, витребовують документи на підтвердження фактів реєстрації актів цивільного стану, здійснених компетентними органами іноземної держави, через Міністерство закордонних справ України, якщо інший порядок не встановлено міжнародними договорами України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.

На сьогоднішній день, приділяючи важливе значення розвитку співробітництва в галузі надання правової допомоги у цивільних та сімейних справах, Україною підписано з багатьма державами та ратифіковано договори про правову допомогу та правові відносини у цій сфері.

Порядок надання правової допомоги щодо витребування документів про реєстрацію актів цивільного стану, зокрема, між державами-членами СНД, врегульовано Конвенцією про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах, підписаною 22.01.1993 року.

Правилами зазначеної Конвенції та інших міжнародних договорів визначаються порядок зносин між Договірними сторонами, форма та зміст клопотання про надання правової допомоги, мова, яка використовується при її наданні, порядок витребування і вручення документів про реєстрацію актів цивільного стану.

Так, на виконання частини першої статті 14 наведеної Конвенції, в редакції Протоколу від 28.03.1997, Договірні Сторони зобов’язуються пересилати одна одній на прохання без перекладу та безоплатно свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану безпосередньо через органи реєстрації актів цивільного стану, з повідомленням громадян про пересилку документів.

Відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 02.08.2007 № 597/5, з 1 жовтня 2007 року відділи реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі та безпосередньо зазначені управління юстиції визначено органами, уповноваженими на здійснення безпосередніх зносин з відповідними уповноваженими органами Договірних Сторін Протоколу в рамках виконання статті 14 Конвенції в редакції Протоколу.

У випадку, коли державою-членом СНД не ратифіковано Протокол до вказаної Конвенції, установи юстиції Договірних Сторін зносяться через свої центральні органи.

Водночас чинними міжнародними договорами може бути встановлений інший порядок витребування документів про реєстрацію актів цивільного стану.

Так, Договором між Україною та Республікою Польща про правову допомогу та правові відносини у цивільних та кримінальних справах, підписаним у 1993 році, передбачено, що клопотання громадян однієї Договірної Сторони про висилку свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану можна пересилати безпосередньо до відділу реєстрації актів цивільного стану, який здійснював видачу цих документів. Особа, що звертається з клопотанням, отримує ці документи за посередництвом дипломатичного представництва або консульської установи тієї Договірної Сторони, орган якої видав ці документи, при стягненні належної сплати.

Враховуючи те, що актові записи цивільного стану, складені дипломатичним представництвом або консульською установою України за кордоном, передаються на зберігання до головних управлінь юстиції у місті Києві та Київській області, видача документів про реєстрацію актів цивільного стану, у разі якщо така реєстрація була проведена вказаним представництвом або установою, здійснюється відділами реєстрації актів цивільного стану зазначених головних управлінь юстиції.

При виконанні клопотання про надання правової допомоги запитувана установа застосовує законодавство своєї країни.

Головний спеціаліст Департаменту
у справах цивільного стану громадян
Міністерства юстиції України
Кузнецова Олена Миколаївна