Наказ Міністерства юстиції України від 21.12.2009 №2513/5 ’’Про затвердження Примірної номенклатури справ державного нотаріального архіву’’

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

21.12.2009 м. Київ №2513/5

Про затвердження
Примірної номенклатури справ
державного нотаріального архіву

Відповідно до статті 14 Закону України "Про нотаріат" та підпункту 3.1.3 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами і доповненнями),

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Примірну номенклатуру справ державного нотаріального архіву.
2. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань (Н.В. Ященко) довести цей наказ до відома начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.
3. Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити належне виконання цього наказу.
4. Цей наказ набирає чинності з 01.01.2010.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Єфіменка Л.В.

Міністр Микола Оніщук

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
__21.12.2009 №_2513/5_____________

Примірна номенклатура справ державного нотаріального архіву

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Строк зберігання справи (тому, частини) номери статей за переліком	Примітка
1	2	3	4
1. Адміністративно-господарська діяльність
01-01	Накази Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції у областях, містах Києві та Севастополі з питань основної діяльності та з особового складу (копії)	Доки не мине потреба
01-02	Накази завідуючого архівом з адміністративно-господарських питань	3 роки, ст. 16-г
01-03	Нормативно-правові акти щодо здійснення нотаріальної діяльності, методичні вказівки та рекомендації, інформаційні листи	До заміни новими, ст. 18-б
01-04	Положення про архів	До ліквідації архіву, ст. 18-а
01-05	Протоколи виробничих нарад у завідуючого архівом	До ліквідації архіву, ст. 11
01-06	Піврічні, квартальні плани роботи архіву	5 років, ст. 153
01-07	Піврічні, квартальні та інші звіти	5 років, ст.299, 302
01-08	Статистичні звіти про вчинені нотаріальні дії, стягнення державного мита тощо	До ліквідації архіву, ст. 298-б
01-09	Штатний розклад архіву	3 роки, ст. 46
01-10	Правила внутрішнього трудового розпорядку	1 рік1, ст. 1129	1Після заміни новими
01-11	Посадові інструкції працівників архіву	До ліквідації архіву, ст. 49-а
01-12	Документи (довідки, акти, доповідні записки) про результати перевірки роботи архіву та стану збереженості справ	До ліквідації архіву, ст. 22-а
01-13	Документи (довідки, акти, доповідні записки) про перевірку архівом стану нотаріального діловодства та архіву державних нотаріальних контор, приватних нотаріусів	5 років, ст. 110,342
01-14	Документи (запити, вимоги, заяви, витяги, інформаційні довідки тощо) щодо здійснення перевірки дійсності спеціальних бланків нотаріальних документів та надання інформації за даними Єдиних та державних реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України	3 роки
01-15	Документи (акти, звіти, листи, заявки) з обліку зберігання та витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів та спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України	3 роки, ст. 36Д
01-16	Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах (касові, банківські документи, повідомлення банків, акти про приймання, здавання і списання майна, матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо)	3 роки1, ст. 315	1За умови завершення перевірки(ревізії). У разі виникнення спору, розбіжностей, слідчих та судових справ – зберігаються до винесення остаточного рішення
01-17	Заяви, запити про видачу довідок про вчинені нотаріальні дії, копій документів, що зберігаються в державному нотаріальному архіві, листування з питань їх видачі	3 роки, ст.121
01-18	Документи (акти, квитанції) про знищення печаток і штампів архіву	3 роки, ст. 1134
01-19	Акти приймання-передавання з усіма додатками, складені при зміні завідуючого архівом	5 років, cт. 55-а	1 Після зміни завідуючого архівом
01-20	Листування з Головним управлінням юстиції з питань діяльності архіву	5 років, ст. 23, 6-Д
01-21	Листування з фізичними та юридичними особами з питань діяльності архіву та вчинення нотаріальних дій	3 роки, ст. 20
01-22	Книга реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань	3 роки, ст.100-б
01-23	Журнал реєстрації вхідних документів	3 роки, ст.100- б
01-24	Журнал реєстрації вихідних документів	3 роки, ст. 100- б
01-25	Розносна книга для місцевої кореспонденції	1 рік, ст.101
01-26	Книга обліку оприбуткування спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України	Постійно 1	1Перехідна
01-27	Журнал обліку печаток та штампів архіву	До заміни новим1, ст.1132	1Перехідний
01-28	Перелік платних робіт і послуг	До заміни новим
01-29	Книга обліку літератури	Доки не мине потреба1	1Перехідна
2. Вчинення нотаріальних дій
02-01	Реєстр для реєстрації нотаріальних дій	Постійно
02-02	Документи (постанови, ухвали, повідомлення тощо) по накладенню і зняттю заборон та арештів відчуження нерухомого і рухомого майна	75 років
02-03	Постанови про відмову у вчиненні нотаріальних дій та листування з питань відмови у вчиненні нотаріальних дій	5 років
02-04	Звернення фізичних та юридичних осіб та результати їх розгляду	5 років, ст.28, ст.30	1Що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі організації або про усунення серйозних недоліків та зловживань – 10 років. У разі неодноразового звернення –5 років після останнього розгляду
02-05	Заяви про видачу дублікатів документів із фондів архіву та виписок із документів, які зберігаються у справах архіву	3 роки, ст. 121
02-06	Заповіти, посвідчені посадовими особами, зазначеними у статті 40 Закону України "Про нотаріат", та повідомлення заповідачам і посадовим особам, які посвідчили заповіт, про отримання примірника заповіту	75 років, ЕПК
02-07	Алфавітна книга обліку отриманих заповітів, посвідчених посадовими особами, зазначеними у статті 40 Закону України "Про нотаріат"	75 років1	1Перехідна
02-08	Журнал реєстрації звернень фізичних та юридичних осіб	5 років, ст. 95
02-09	Журнал обліку викликів нотаріуса для вчинення нотаріальних дій поза приміщенням архіву	3 роки
3.Забезпечення архівного зберігання
03-01	Паспорт архіву	До ліквідації архіву
03-02	Справи фондів (історичні і тематичні довідки до фондів, акти перевіряння наявності й стану документів, акти приймання-передавання документів, акти про вилучення документів, постанови судово-слідчих органів, акти про нестачу й невиправні пошкодження документів, огляди фондів, списки, аркуші, картки фондів, відомості про склад і обсяг справ і документів	До ліквідації архіву1, ст.107	1 Перехідні
03-03	Описи справ постійного зберігання	Постійно, ст.109- а
03-04	Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання	3 роки1, ст.109- б	1Після знищення справ
03-05	Описи справ тимчасового зберігання (до 10 років включно)	3 роки1, ст.109- б	1Після знищення справ
03-06	Списки джерел комплектування архіву	До ліквідації архіву	1Перехідні
03-07	Список (картки) фондів архіву	До ліквідації архіву, ст.108	1Перехідний
03-08	Графік приймання документів від фондоутворювачів та інформація про його виконання	Доки не мине потреба
03-09	Пофондовий топографічний покажчик	1 рік1, ст.114	1Після заміни новим
03-10	План заходів щодо евакуації документів державного нотаріального архіву на випадок стихійного лиха	До заміни новим
03-11	Акти про видавання справ у тимчасове зберігання	1 рік1, ст.117	1Після повернення документів
03-12	Замовлення на видавання справ, документів із архіву	1 рік1, ст.119	1Після повернення документів
03-13	Журнал надходження й вибуття документів з архіву	До ліквідації архіву1, ст.116	1Перехідний
03-14	Книга обліку видачі документів з архівосховищ	1 рік, ст.120	Після закінчення книги та повернення документів до архіву. Перехідна
03-15	Журнал реєстрації спостережень за станом температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів	1 рік1, ст.123	1Після закінчення журналу
03-16	Журнал обліку інструктажу працівників архіву з техніки безпеки	10 років, ст.473	1Перехідний
03-17	Журнал огляду приміщення архіву перед його закриттям	1 рік1	1Після закінчення журналу
03-18	Номенклатура справ архіву	До ліквідації архіву1, cт.89-а

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Центральної
експертно-перевірної комісії
Державного комітету архівів України
17.12.2009 № 4

Методичні рекомендації
щодо застосування Примірної номенклатури справ
державного нотаріального архіву

Примірна номенклатура справ державного нотаріального архіву (далі – Примірна номенклатура справ) є систематизованим переліком заголовків справ, що утворюються в діяльності державного нотаріального архіву (далі – архів).

Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад документів, що створюються в процесі діяльності архіву. Вона має рекомендаційний характер і є методичним посібником для складання індивідуальної номенклатури справ кожного архіву.

Незалежно від наявності Примірної номенклатури справ кожний архів повинен мати індивідуальну номенклатуру справ (додаток 1).

Примірну номенклатуру справ підготовлено на основі вивчення складу і змісту документів архівів. При її підготовці враховано загальну практику систематизації та зберігання службових документів.

Для визначення строків зберігання документів використано Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 № 41, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17.09.1998 № 576/3016 (із змінами та доповненнями) (далі – Перелік типових документів).

При складанні індивідуальної номенклатури справ архіву, необхідно звернути увагу на наступне:

1. З Примірної номенклатури справ до індивідуальної номенклатури справ архіву переносяться лише заголовки справ, які фактично утворюються в діяльності архіву.

До індивідуальної номенклатури справ також включаються всі справи, не передбачені Примірною номенклатурою справ, але такі, що фактично утворюються в процесі діяльності архіву, а також реєстри, книги і журнали обліку.

2. Заголовки справ, наведені в Примірній номенклатурі справ, при складанні індивідуальної номенклатури справ конкретизуються і уточнюються (зазначаються автори, кореспонденти, види документів тощо).

3. Залежно від кількості документів та строків їх зберігання, в індивідуальній номенклатурі справ можливе об’єднання або розмежування справ, зазначених у Примірній номенклатурі.

4. При складанні індивідуальної номенклатури справ строки зберігання справ, передбачені Примірною номенклатурою справ, переносяться до індивідуальної. Для документів, не передбачених Примірною номенклатурою справ, строки зберігання встановлюються відповідно до Переліку типових документів. Для документів, не передбачених чинним Переліком типових документів, строки зберігання встановлюються на підставі вивчення їх експертною комісією (далі – ЕК) головних управлінь юстиції за погодженням з експертно-перевірочною комісією (далі – ЕПК) відповідного державного архіву. При цьому в індивідуальній номенклатурі справ у графі 5 робиться примітка: "Строк зберігання встановлено (ЕПК назва державного архіву, протокол №___ від ____)".

У разі потреби строки зберігання деяких справ можуть бути збільшені за рішенням ЕК.

5. Оформлення індивідуальної номенклатури справ архіву здійснюється відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів з організації архівної справи та діловодства та цієї Примірної номенклатури справ.

Індивідуальна номенклатура справ схвалюється ЕК головного управління юстиції та погоджується ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджується завідуючим архівом.

6. Індивідуальна номенклатура справ складається в 4-х примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом.

Перший (недоторканий) примірник зберігається в архіві, другий примірник використовується як робочий. Третій передається до головного управління юстиції для контролю за формуванням справ, а четвертий примірник надсилається до державної архівної установи, з якою погоджувалася номенклатура справ.

Форма індивідуальної номенклатури справ архіву наведена в додатку 1.

7. При заповненні граф індивідуальної номенклатури справ архіву необхідно враховувати наступний порядок.

7.1. У першій графі проставляється індекс справи, який складається з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи.

7.2. У другій графі наводиться заголовок справи. Він повинен відтворювати вид справи або види документів і коротко розкривати їх зміст.

Основною частиною заголовка є викладення питання, з якого справа заводиться. Заголовки в номенклатурі справ повинні бути короткими, чіткими, гранично точними. На початку заголовка вказується вид справи (журнал, книга) або види документів (листування, акти, плани, звіти тощо). У заголовках справ, які містять документи з одного питання, але не пов’язані послідовністю ведення діловодства, вживається термін "документи" (у значенні "вид справи"). Основні різновиди документів, згрупованих у справі, зазначаються в дужках, наприклад: "Документи (постанови, ухвали, повідомлення) про накладення і зняття заборон відчуження нерухомого і рухомого майна". У заголовках справ, що містять листування, зазначається кореспондент та питання, з якого ведеться листування.

Якщо в справі групується планово-звітна документація, то в заголовку обов’язково вказується період (місяць, квартал, рік), за який створено документ, номер чи умовне позначення форми звіту.

7.3. Третя графа (кількість справ) заповнюється після закінчення діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася у минулому діловодному році. Ці дані відображаються в підсумковому записі.

Наприкінці року номенклатура обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ.

7.4. У четвертій графі індивідуальної номенклатури справ вказуються строки зберігання кожної справи і посилання на статті Примірної номенклатури справ або Переліку типових документів.

Відмітка "доки не мине потреба" (ДМП) означає, що документація має тривале практичне значення і строк її зберігання визначається самим архівом, але не може бути менше одного року.

Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання "доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів.

Позначка "ЕПК", яку встановлено в номенклатурі для деяких видів документів, означає, що частина таких документів може мати культурне значення і, після проведення експертизи їх цінності, повинна вноситися до Національного архівного фонду (далі – НАФ). Рішення про внесення до НАФ або знищення документів з позначкою "ЕПК" приймаються ЕПК державного архіву.

Відмітка "до ліквідації архіву" означає, що у разі ліквідації архіву, документи підлягають експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які мають соціальне-правове значення та зачіпають інтереси держави, передаються до органу вищого рівня, або відповідних архівних установ.

Документи зі строком зберігання "постійно" через 75 років передаються на зберігання до відповідного державного архіву.

7.5. У п’ятій графі індивідуальної номенклатури справ проставляються примітки, які коментують і уточнюють строки зберігання документів та передачі їх до архіву, про перехідні справи та осіб, відповідальних за ведення цих справ.

8. Номенклатурою справ несекретного діловодства передбачається формування справ з документами з грифом "Для службового користування". При цьому у номенклатуру справ в обов’язковому порядку включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації документів з грифом "Для службового користування", а в графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами з грифом "Для службового користування" додається позначка "ДСК".

Після закінчення діловодного року справа "Документи з грифом "Для службового користування" переглядається поаркушно членами експертної комісії головного управління юстиції, у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи тривалого строку зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається самостійний заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ.

Якщо у справі "Документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Строк зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого строку зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Строк зберігання" закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

9. Необхідно враховувати, що в справи групуються тільки виконані і правильно оформлені оригінали документів або засвідчені в установленому порядку копії одного діловодного року (за винятком перехідних справ). Кожна справа повинна містити не більше 200-250 аркушів (30-40 мм).

Якщо справа має більшу кількість аркушів, її потрібно формувати в декількох томах під одним індексом.

Необхідно включати до справи документи з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім – усі інші в логічній послідовності.

Не дозволяється групувати в справи документи тривалого зберігання разом з документами тимчасового строку зберігання.

10. Примірна номенклатура справ архіву передбачає централізоване формування справ.

11. В архіві складається річний розділ описів справ.

У річний розділ опису справ постійного зберігання включаються заголовки справ, що утворилися в архіві впродовж року.

До кожного річного розділу опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій наводяться відомості про основні напрями діяльності та структуру архіву за період, що охоплюють справи опису, коротко характеризуються зміст і повнота документів у справах, висвітлюються особливості формування і описання справ, їх систематизації в опису.

Передмова підписується завідуючим архівом.

Опис справ обов’язково подається на розгляд ЕК головного управління юстиції для їх схвалення. Опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках та подаються на погодження ЕПК відповідного державного архіву.

12. Документи тимчасового зберігання (до 10 років включно) вилучаються для знищення після закінчення строків їх зберігання за номенклатурою справ на підставі акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 2).

Відбір документів для знищення і складання про це акта здійснюється після складання опису справ за відповідний період. Описи і акт розглядаються ЕК головного управління юстиції одночасно. Схвалені ЕК головного управління юстиції опис справ та акт про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК відповідного державного архіву.

Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею акти про вилучення для знищення документів затверджуються завідуючим архівом, після чого фондоутворювач має право знищувати документи.

13. Індивідуальна номенклатура справ архіву підлягає погодженню з відповідним державним архівом один раз на п’ять років або в разі істотних змін у структурі, функціях та характері роботи архіву. За відсутності таких змін, індивідуальна номенклатура справ щорічно, до кінця поточного діловодного року переглядається, уточнюється і передруковується. Після чого затверджується завідуючим архівом і набирає чинності з 1 січня наступного року.

Додатки до наказу.

На попередню сторінку